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Diciembre 2024 Edición

Rincón de Aprendizaje

¡Sumérjase en capacitación y consejos para mejorar su comprensión y habilidades como Empleador(a) de Registro!

Una imagen de una mujer con cabello negro y flequillo, vestida de blusa de varios colores escribiendo con un marcador azul en una pizarra de borrado en seco. Hay dos individuos detrás de ella, una mujer vestida de blusa azul y un hombre vestido con una chaqueta azul oscura. Estos individuos están mirando a la pizarra de borrado en seco.

Entendiendo Funciones y Responsabilidades

En esta edición, nos enfocaremos en las funciones clave y responsabilidades del proceso dentro de los Servicios de Autodirección (SDS). Entendiendo estas funciones ayudará al garantizar una gestión fluida y eficaz de los servicios y apoyos.

Empleador de Registro (EOR)

Es la responsabilidad del Empleador de Registro completar las capacitaciones necesarias y cumplir con todos los deberes relacionados con ser empleador, tal como contratando, despidiendo, monitoreando empleados, incluyendo su Especialista de Capacitación en Habilitación (SD-HTS). Trabajan en colaboración con su encargado(a) de caso y notifican de cualquier cambio del plan o presupuesto y colaboran con Acumen, el agente fiscal para manejar el presupuesto. 

¡Para más información detallada de sus responsabilidades con los bienes y servicios, haga clic en este enlace para descargar el PDF!  

Agente Fiscal Acumen

Acumen ayuda con el manejo de finanzas y papeleo. Procesan y actualizan horas de trabajo, nóminas, impuestos, seguro y emitir pagos a los empleados y proveedores autorizados. También procesan verificaciones de antecedentes criminales de los empleados y verifican que sus empleados estén aprobados para comenzar o “Good to Go” y mantienen los archivos del presupuesto de los Servicios de Autodirección.

Encargado(a) de Caso de los Servicios de Autodirección (CM)

Su Encargado de Caso (CM) empodera y apoya al destinario de servicios y su familia para utilizar servicios. También realizan visitas domiciliarias enfocándose que el destinario de servicios se encuentre seguro(a), tenga una buena calidad de vida y que los servicios de presten de acuerdo con el Plan de Cuidados. Adicionalmente, su Encargado de Caso ayuda a desarrollar el Plan Individual (IP) y el Plan de Cuidados (POC) y el presupuesto, haciendo cambios necesarios.

¡Para más detalles de las responsabilidades de estos actores clave en el proceso de los Servicios de Autodirección (SDS), haga clic aquí para descargar el PDF! 

Esperamos que esta información les ayude a aclarar las funciones y responsabilidades dentro del proceso de los Servicios de Autodirección ¡Si tiene cualquier pregunta o necesita ayuda adicional, favor no dude en ponerse en contacto con su Encargado(a) de Caso!

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Destaquemos los Servicios de Autodirección

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Una imagen de cerca de un arnés para un perro de servicio que dice “pero de servicio” en letras blancas. Lo único que se puede ver en la imagen del perro es el abdomen del perro con pelaje color óxido con su chaleco de perro de servicio.

Fondos de los Servicios de Autodirección para animales de servicio

Nos complace en informarles que los fondos de los Servicios de Autodirección ahora pueden ser utilizados para entrenar animales de servicio con ordenes específicas para ayudar con problemas de salud y seguridad para los destinarios. Atención, esto no incluye animales de apoyo emocional. Encuentre aquí los requisitos para aquellos interesados en esta opción.

Detalles importantes:

  • Carta de Recomendación: Esto debe incluir el problema específico de salud y seguridad que entrenara el animal de servicio para ayudar, para avisarle al destinario/cuidador o ayudar a prevenir.
  • Requisitos de facturas: La factura debe detallar cada habilidad específica que se entrenará y el costo asociado. 
  • Requisitos del Entrenador: el entrenador deberá presentar un formulario W9  

Equipo Especializado:

  • El presupuesto de los Servicios de Autodirección puede ser utilizados para comprar equipo especializado tal como correas de perro adaptables, chalecos de servicio, etc. Si se utilizan los fondos de los Servicios de Autodirección para el entrenamiento. 

Restricciones:

  • Los fondos de los Servicios de Autodirección no se pueden utilizar para comprar el animal
  • Los fondos de los Servicios de Autodirección no se pueden utilizar para entrenamiento básico de obediencia (por ejemplo: sentarse, quedarse, venir, ir al baño, caminar con correa estandarizada, acostarse, o hacer trucos).
  • Los fondos de los Servicios de Autodirección no se pueden utilizar para el mantenimiento del animal (por ejemplo: comida, aseo, facturas veterinarias, vacunas, juguetes, medicamentos). 

Esperamos que estas actualizaciones ayuden a aclarar cómo los fondos de los Servicios de Autodirección pueden ayudar al entrenamiento de un animal de servicio para mejorar la seguridad y el bienestar de los destinarios de servicios. Si tiene preguntas o necesita más información, favor de ponerse en contacto con el equipo de los Servicios de Autodirección al correo electrónico DDS.SDS@okdhs.org.

Mantengase al Día

Sea el primero(a) de enterarse de los próximos eventos y oportunidades.

Próximos seminarios web de DCI de Acumen

Nos complace anunciar un próximo seminario web organizado por Acumen. El seminario web se enfocará en Direct Care Innovations (DCI) y proporcionará apoyos a los Empleadores de Registro en la utilización eficaz del portal. 

Marque su calendario para las siguientes fechas:

15 de enero a las 11AM
17 de enero a las 5:30 PM

Acumen enviara el enlace del seminario web a todos los Empleadores de Registro antes de los eventos por correo electrónico. ¡Esperamos contar con su participación!

Conexión Comunitaria

Let's foster peer connections and build a supportive network by sharing success stories in our community!

An image of Brett Terry, the Associate Executive Director at Acumen Fiscal Agent. Brett is wearing a blue plaid collared shirt and is smiling.

¡Conozcamos a Chelsea Guest!

Nos complace presentarles a Chelsea Guest, una dedicada profesional que empezó a trabajar con los Servicios de Discapacidades del Desarrollo (DDS) en 2003. Chelsea está entrando al tercer año como Encargada de Caso para los Servicios de Discapacidades del Desarrollo. Además de su función como Encargada de Caso, también ejerce el cargo de mentora, guiando la próxima generación de Encargados(as) de Caso de los Servicios de Discapacidades del Desarrollo. Como madre de un hijo con discapacidades, la misión de los Servicios de Discapacidades del Desarrollo ocupa un lugar especial en su corazón.

Fuera de su trabajo, a Chelsea le gusta pasar tiempo de calidad con sus hijos, acurrucándose con su pero mayor, Dustie y explorando tiendas locales de segunda para encontrar tesoros. ¡Estamos agradecidos por la dedicación y pasión de Chelsea y esperamos seguir contando con su contribución a nuestra comunidad!

1. ¿Cuántas familias y destinarios de servicios ha ayudado atreves de los Servicios de Autodirección (SDS)?

Durante mi tiempo con los Servicios de Discapacidades del Desarrollo, he tenido la oportunidad de trabajar con más de 40 familias que han utilizado los Servicios de Discapacidades del Desarrollo y aproximadamente la mitad ha utilizado la opción de servicios Proveedor Únicamente. Actualmente, tengo 14 destinarios de servicios utilizando los Servicios de Autodirección en mi lista de casos.

2. ¿Ha visto algún beneficio para sus destinatarios de servicio que eligieron la opción de los Servicios de Autodirección?

Absolutamente. Destinarios de los Servicios de Discapacidades del Desarrollo pueden participar en muchas actividades que antes eran inaccesibles para ellos antes de inscribirse a los Servicios de Autodirección. Ingresos limitados ya no son un obstáculo para que alguien participe en clases de baile, que aprenda a nadar, para participar en terapia de música o asistir a su campamento de verano favorito. La calidad de vida de mejorado para tantos individuos con los que trabajo que antes no podían acceder a estos recursos. Les ha brindado la oportunidad de fomentar conexiones y realmente formar parte de su comunidad.

3. ¿Qué le gustaría que supieran sus Empleadores de Registro en cuanto a sus responsabilidades con Acumen?

Los Empleadores de Registro desempeñan un papel vital en el éxito del proceso de prestación de servicios de los Servicios de Autodirección.  Mientras los Encargados de Caso pueden ofrecer apoyo, a la hora de asegurar que proveedores se les pague por sus servicios, el Empleador de Registro tiene todo el poder. Es tan importante que los Empleados de Registro se familiaricen con el proceso de pago al proveedor para garantizar que cada uno de sus empleados o proveedores reciban pagos de manera oportuna. El portal DCI es un gran recurso donde puede ver autorizaciones junto con el estatus de un pago, por lo tanto, recomiendo que si hay algún Empleador de Registro que no tiene acceso (o no sabe si tienen acceso) póngase en contacto con Atención al Cliente de Acumen para apoyo.

4. ¿Qué le gustaría que supieran sus Empleadores de Registro en cuanto a sus responsabilidades con su Encargado de Caso de DDS? 

Me gustaría que supieran los Empleadores de Registro que cualquier cambio al Plan de Cuidado deber ser comunicado primero al Encargado de Caso de los Servicios de Discapacidades del Desarrollo. Si alguien quiere añadir una clase, comprar un artículo adaptable o agregar un Especialista de Capacitación en Habilitación (HTS), debe informarle al Encargado de Caso asignado para que puedan ayudar a verificar el presupuesto disponible y desarrollar una adenda al plan original. Al comenzar los servicios, los Empleadores de Registro tienen la responsabilidad de monitorear el progreso de las metas asignadas y presentar un reporte trimestral al Encargado de Caso de estas metas. Los Empleadores de Registro también tienen la responsabilidad de mantener archivos en casa (pueden pedirle a su Encargado(a) de Caso una guía del contenido del Libro de Documentos), completar reportes de incidentes para cualquier suceso notable y asegurar que todo su personal Especialista de Capacitación en Habilitación hayan completado los requisitos de capacitación. Para los Empleadores de Registro que supervisan personal Especialista de Capacitación en Habilitación también es muy importante que sigan el protocolo de: si el destinario de servicios fue aprobado para 20 horas de apoyo semanalmente de su Especialista de Capacitación en Habilitación, las horas de trabajo del Especialista de Capacitación en Habilitación no deben sobrepasar esas horas.

Recomiendo que los Empleadores de Registro revisen su correo electrónico frecuentemente y mantenerse en contacto con su Encargado(a) de Caso. ¡Estamos aquí para usted y sus seres queridos y siempre estamos dispuestos a ayudar!

5. Podría compartir algo que le encanta de los Servicios de Autodirección junto con alguna experiencia positiva de sus casos? 

Me encanta que los individuos con los que trabajo ahora tienen la oportunidad de escoger cómo utilizar su presupuesto y que hay tantas actividades y experiencias divertidas para utilizar sus fondos de exención. Ahora puede cubrir terapia de música, clases de baile, equitación terapéutica y membresías de gimnasio y estamos añadiendo proveedores diariamente. Me emociona la posibilidad de todo lo que trae el futuro para los individuos inscritos en el programa. 

Una experiencia positiva de mis casos tiene que ver con una jovencita que fue aceptada a OSU por el programa Opportunity Orange Scholars. Este programa brinda una experiencia auténtica universitaria para aquellos individuos con discapacidades del desarollo y como cualquier estudiante universitario típico, ser aceptado significa que ese individuo tendría que vivir en el campus universitario – lejos de su familia – por primera vez en su vida. Aunque ser aceptada al programa fue buena noticia para su familia, el pensamiento de esta transición no vino sin algunas dudas. Logicamente, había cierta preocupación por la seguridad y apoyo al estar tan lejos de casa. 

Atreves del programa de los Servicios de Autodirección, el Empleador de Registro pudo contratar a varios Especialistas de Capacitación en Habilitación que viven cerca del campus universitario y podían brindarle apoyo al individuo mientras estaba en la universidad. Mi cliente ahora está viviendo en el campus universitario y está prosperando en su programa universitario sabiendo que tiene los apoyos necesarios. Su familia puede estar un poco más tranquila sabiendo que ella está segura y cuidada al estar lejos – y por individuos que ellos pudieron elegir para ofrecerle el cuidado y apoyo necesario.

Construyendo Juntos

¡Usted preguntó y nosotros contestamos! Aquí encontrará respuestas a sus preguntas más comunes e información útil para mejorar el proceso del Empleador de Registro.

Pregunta: ¿Cuáles son las responsabilidades clave del Empleador(a) de Registro (EOR) cuando tiene que ver con proveedores nuevos?

Respuesta: El Empleador de Registro (EOR) recluta proveedores nuevos y envía su información al equipo de Servicios de Autodirección (SDS) para que ellos obtengan los formularios W-9. Adicionalmente, el Empleador de Registro consigue las cartas de recomendaciones de profesionales médicos y la factura para el servicio para que el Encargado(a) de Caso pueda presupuestar los servicios al Plan de Cuidado (POC). Hay pasos específicos que hay que tomar después de utilizar el servicio o después de recibir el artículo. Para más información detallada de estos pasos y responsabilidades, favor hacer clic en este enlace para descargar el PDF.

Pregunta: ¿Es el Encargado(a) de Caso el responsable de presentar el formulario Solicitud de Pago al Proveedor?

Respuesta: No, es la responsabilidad del Empleador de Registro de someter el formulario Solicitud de Pago al Proveedor y la factura mostrando el costo total del servicio/artículo para asegurar que el proveedor reciba pago de manera oportuna. Su Encargado(a) de Caso únicamente se responsabiliza de presentar los Bienes o Servicios para ser aprobados. También presentará la carta de recomendación, y si fue aprobada, añadirá las unidades al Plan de Cuidado. 

Pregunta: ¿Quién le notifica a Acumen si una familia/destinario(a) quiere contratar a un Especialista de Capacitación en Habilitación por primera vez?

Respuesta: La familia/destinario debe ponerse en contacto con su Encargado(a) de Caso para avisar que quiere contratar a un Especialista de Capacitación en Habilitación. Su Encargado(a) de Caso le dará un formulario nuevo para los Servicios de Autodirección. Al completar y devolver este formulario, su Encargado(a) de Caso le entregará ese formulario a Acumen para comenzar el proceso de contratación. 

Pregunta: ¿Acumen se responsabiliza de hacer seguimiento de las horas de su Especialista de Capacitación en Habilitación (HTS)?

Respuesta: No, el Empleador de Registro se responsabiliza de hacer seguimiento de las horas de entrada y salida de sus empleados atreves del portal DCI. También pueden crear, aprobar o rechazar las horas de sus empleados. Acumen ayuda con la inscripción del personal nuevo, procesamiento de nóminas y apoyando al Empleador de Registro con tareas relacionadas con las nóminas.

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